La nuova lettera di programmazione dell'OFCCP crea oneri aggiuntivi per gli appaltatori federali: il tuo 5

Approfondimenti

29.8.23

L'Ufficio per i programmi di conformità contrattuale federale (OFCCP) del Dipartimento del lavoro ha annunciato il 25 agosto di aver aggiornato la lettera di pianificazione delle forniture e dei servizi e l'elenco dettagliato, noto anche come lettera di pianificazione, in modi che gli appaltatori federali riterranno onerosi e dispendiosi in termini di tempo . Le modifiche comportano un'espansione della copertura sia in termini di ampiezza che di portata delle valutazioni di conformità condotte da OFCCP e si applicano alle valutazioni di conformità di forniture e servizi previste a partire dal 24 agosto 2023. Ecco cinque passaggi che puoi eseguire per assicurarti di rimanere in rispetto delle nuove regole.

Cos'è la lettera di pianificazione?

L'OFCCP emette una "lettera di programmazione" per informare un appaltatore federale che sarà controllato dall'agenzia attraverso una valutazione di conformità. Le valutazioni di conformità sono abbastanza di routine per OFCCP, ma gli appaltatori federali spesso subiscono interruzioni significative delle loro routine quando viene loro richiesto di assemblare gli elementi richiesti per la presentazione in risposta a una lettera di programmazione. La lettera di pianificazione delle forniture e dei servizi aggiornata e l'elenco dettagliato modificano diversi aspetti chiave per quanto riguarda gli obblighi degli appaltatori federali.

Cosa è cambiato e in che modo le revisioni influiscono sugli appaltatori federali?

Ci sono alcuni cambiamenti significativi sia nell'ampiezza che nella portata degli articoli che saranno richiesti agli appaltatori federali grazie a questi cambiamenti. Oltre ad alcune delle modifiche ai contenuti discusse di seguito, OFCCP ha implementato anche modifiche agli avvisi e alle comunicazioni. Ad esempio, gli appaltatori ora possono ricevere avviso dell'audit solo via e-mail con una richiesta di conferma di lettura anziché una comunicazione e-mail e una comunicazione tramite posta certificata negli Stati Uniti. In precedenza, la notifica di posta certificata negli Stati Uniti segnalava l'inizio del periodo di tempo per l'invio di audit. Inoltre, gli appaltatori possono ora completare l'invio elettronico dei materiali di audit attraverso il sistema di condivisione file sicuro di OFCCP, Kiteworks.

Ampiezza: OFCCP richiede più documentazione

Aumento della portata e dell'ampiezza dei dati sulle retribuzioni

Ci sono anche importanti modifiche alla voce 19 (compensazioni). Il cambiamento più significativo è l'obbligo di fornire un'ulteriore istantanea dei dati sulle retribuzioni, che copra l'analisi della forza lavoro dal PAA dell'anno precedente. Pertanto, l'appaltatore deve ora forniredue annidi dati retributivi individuali, anziché uno solo.

L'OFCCP richiede inoltre all'appaltatore di includere "altri compensi o adeguamenti della retribuzione", chiarendo che le informazioni relative al totale, e non semplicemente i dati sulla retribuzione di base, sono ora una parte obbligatoria della presentazione. L'OFCCP ora impone anche la presentazione di “dati rilevanti sui fattori utilizzati per determinare la retribuzione dei dipendenti” e di “documentazione e politiche relative alle pratiche retributive dell'appaltatore”, che in precedenza erano facoltative. Questa richiesta notevolmente ampliata è coerente con la continua attenzione dell'OFCCP alle disparità retributive.

L’agenzia ha inoltre aggiunto una nuova richiesta nell’elenco dettagliato – punto 22 – che richiede al contraente di valutare i propri sistemi di compensazione come parte delle sue “analisi approfondite dell’intero processo di assunzione”. Gli appaltatori saranno tenuti a presentare la documentazione che dimostri quando sono state completate le analisi retributive, il numero di dipendenti inclusi nell'analisi, le forme di retribuzione analizzate, che la retribuzione è stata analizzata per genere, razza ed etnia e il metodo utilizzato per l'analisi retributiva .

Ambito: OFCCP espande l'approccio agli istituti post-secondari e ad altri appaltatori con un contesto universitario

Un cambiamento molto significativo riguarda la portata delle valutazioni di conformità. OFCCP ha aggiunto la seguente lingua:

Se sei un istituto post-secondario o un appaltatore federale con un ambiente simile a un campus che mantiene più AAP, devi inviare le informazioni richieste in questa lettera di programmazione per tutti gli AAP sviluppati per campus, scuole, programmi, edifici, dipartimenti o altre parti del tuo istituto o azienda con sede a [solo città e stato].